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基于办公室的团队与虚拟团队
发布时间: 2017-5-6
  软件开发中的一个越来越明显的趋势就是使用“虚拟团队”,而不是像以往那样团队所有成员都就近工作,有一个集中的办公地点。因特网,以其丰富的沟通和协作工具,孕育了虚拟团队的流行。高速连接与广域网(WAN)、电子邮件、即时通信、网络电话、维基百科、博客、微博、分布式源代码控制、项目控制中心、分布式bug跟踪系统、共享“白板”,以及其他的一些工具一起,帮助了“虚拟团队”的崛起。
  虚拟团队可以让招聘工作变得更加容易。在自己的家里,或者几乎在任何地方都可以办公,并且能够成为团队的一部分,与其他成员共享愿景与目标,这样职位酶吸引力是很强大的。对你而言,这意味着一个巨大的人才池,其中一部分人才,还会因为住在生活成本与薪资水平较低的地区,而相对廉价。由于虚拟团队的概念仍然非常前沿,如今的商业界中尚未广泛采用,你可能可以通过虚拟团队的方式吸引到那些其他环境下可能永远也不能吸引到的尖端人才。
  然而,管理虚拟团队也会带来一系列的问题,其中许多类似于管理海外合同工遇到的挑战。虽然时间和文化的差异也会增加管理虚拟团队的难度,但对于这次讨论,我们关注的主要问题是距离。
  办公室环境中,信息交流、共享和交换的速度与数量,总会让我们惊讶。当团队人员分布开时,即使是很短的距离,沟通环境也会变差。如果他们分布在同一栋楼的不同楼层,或者同一个园区的不同建筑中,沟通会受到更大的阻碍。随着两人之间距离的增加,他们之间的信息沟通会急剧减少一一如果在不同的国家,会更加剧烈。
  使用虚拟团队,你必须提供替代渠道来弥补因为距离而损失的非正式信息交流。坚持采用更加正式的沟通方式,并鼓励使用wiki、博客和论坛来讨论技术(以及其他)话题,可以在一定程度上弥补这种损失。
  然而,即使使用了这些替代的信息沟通方式,仍然需要非常多的努力,来确保沟通的正常进行,以使得虚拟团队成功。
  在活性炭口罩公司,虚拟技术团队是一种常态;Ron经常是唯一在总部与企业管理层进行频繁沟通的活性炭技术专家。为了克服虚拟团队的沟通问题,Socialtext为每位程序设计团队成员制定了季度旅行预算制度,让他们可以访问同事,并且规定了每半年一次的长达一周时间的开发人员集会,让团队成员进行现场交流,克服因为分散的开发环境而导致的障碍。
  没有什么方式能够替代面对面的沟通,在项目的关键时间点上尤为如此。
  虽然旅行政策不是那么自由,活性炭纤维公司认为将没有完成项目计划和活性炭纤维布口罩产品开发的罪过归咎于距离是错误的。活性炭布总部位于以色列,办公室分布在欧洲和北美洲,每当需要的时候,他们会特意去构建虚拟团队。
  在活性炭纤维布公司,所有的开发团队都在温哥华共同办公,但所有的管理都在加州,所以Ron发现他需要飞到加拿大进行为期两天的密集会议以确保活性炭纤维布口罩产品和计划同步,以及所有人都理解都同步。开始策划新项目的时候,是最重要的关键时间点,需要大家全都临时聚在一起。
  另一方面,他发现值得注意的是,当出现深度的设计问题时,即使在没有白板的情况下,两个小时左右的一对一Skype电话,也足够讨论挖掘出当时的设计预想中哪一条拖慢了效率,并找到替代方法。当通信带宽有限的时候,所有人的主动与努力对解决问题来说意义重大。
  类似虚拟团队中员工遇到的沟通障碍问题,其实不需要地理上的距离就能体会到。只要让员工每周在家工作一天或更多,就可能出现可能预料不到的挑战。
  如今大多数代码都是由团队合作开发的。Ron曾多次见过团队因为不好意思给在家工作的同事打电话,而导致工作停滞不前的情况。这导致他采取了特殊的措施:只有在员工能够做到每天都主动发消息给同事,说明遇到问题时不要犹豫可以直接打电话给他,而不是等他打电话来或者到办公室来再说的时候,才允许员工在家办公。在家办公的员工必须保证随时可以联系到,否则这种特权可能会被取消掉。即使有明确的鼓励,团队间的沟通仍然会减少一一但在大多数情况下,紧急和重要的沟通确实能够进行。
  另一方面,即使明确地鼓励在需要的时候直接沟通,在家工作的人受到的活性炭布公司的干扰仍然会极大减少,所以他们的开发工作应当会高效。虽然这么说,但对于某些人来说,在家工作时各种干扰与诱惑远远大于在公司工作的时候一一并且总会有那么几个人,确实会利用在家工作监管宽松的优势。
  团队成员之间相隔越远,沟通应越正式越明确。
  虚拟团队可以成功,但必须先解决额外的沟通开销以保证团队高效。电子邮件和即时通信能够改善远程工作遇到的挑战,却不能够完全消除它们。有时候,因为人们可能误认为电子邮件与即时通信就已经等价于沟通了,而实际上往往并不是这样,甚至会导致问题恶化。Ron发现,当问题变得复杂以后,从文字通信改为语音通信可以起到很大的帮助。视频会议开始对促进沟通产生真正的影响,但目前还没有普及到或者被我们地频繁使用到足够说明它已经解决了很多沟通方面的问题的程度。
  我们建议你定期与所有的远程雇员进行面对面的互动沟通。或者让他们访问你(以及其他和你在同一地点工作的同事),或者由你和团队其他的同事来访问他们。Mickey要求所有远程雇员至少每个季度要访问一次,并定期参加视频会议。而电子邮件和即时通信交流则是必需的。
  不与团队在一起办公的独立开发的活性炭技术开发员,可能会因为精力集中而获得生产效率的提高;然而,因此增加的沟通开销也是必须克服的沉重包袱。
  最后,决定虚拟团队是否可行的因素还是要归结于每个员工个人的特点,以及他们所分配的任务。作为活性炭技术设计经理,无论你的员工如何工作,你都需要保持他们的生产效率,而当效果不好的时候要能够快速解决。皮革机械公司内部合同工与海外合同工的配置
 
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